1、申请人所在院系打《学校内部请示报告》并附如下材料（申请人办理）。
①因公出国、赴港澳任务呈报表（下载填写http://www.oip.sdnu.edu.cn/info/1036/1955.htm，需要纸质版、电子版）
②外文邀请信复印件、翻译件（纸质版、PDF版）
③外方日程、外方日程翻译件（纸质版、PDF版）
④外办要求详细日程表格（详细到每天上下午的日程，需有每天具体访问内容，具体到与谁谈什么内容、往返航班号、出发时间、抵达时间、有大会发言的需注明。纸质版、word版本）、
⑤身份证复印件（正反面复印到一张A4纸上、PDF版本）、
⑥户口本本人页复印件（PDF版本）
⑦经费预算审核表（按照相关国家标准填写，请下载填写http://www.oip.sdnu.edu.cn/info/1036/1957.htm，需提供院系负责人签字盖章的纸质版、excel版本）
⑧山东师范大学因公出访信息公示表。（电子版，http://www.oip.sdnu.edu.cn/info/1036/1979.htm）
备注：一个国家超过5天，需要提交必要性说明（word版）
⑨国际会议有大会发言的，需要提交中外文发言提纲（PDF版本）
⑩邀请单位中文名称、外文名称、中文地址、外文地址、电话、邀请人姓名中外文、邀请人职务中外文信息。（word版本）
2、《学校内部请示报告》及相关材料送经费审批部门、人事处（超过一个月）会签（申请人、国际处共同办理）
3、出访信息在国际交流与合作处网站公示(按照省外办要求，至少公示5个工作日，国际处办理)
4、省外办审批（外办出国处办理）
5、凭省外办批件办理政审备案、信息采集手续（信息采集材料交国际处，申请人办理）
6、省外办办理因公护照（国际处办理）
7、准备签证材料、办理签证（申请人办理）。
8、出访任务结束后，将5日内将因公证件交国际交流与合作处；交出访报告、出访日志一份；交相关出访照片10张（申请人办理）。
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